О реализованных решениях, особенностях проекта и взглядах эксперта на перспективы развития СЭД в банковской сфере рассказала NBJ руководитель проектов внедрения компании «Акелон» в банке «Открытие» Дарья Куклева.

NBJ: Дарья, насколько актуальна тема внедрения СЭД для российских банков? 

Д. КУКЛЕВА: Каждая компания заботится об эффективности операционной и организационной деятельности. В настоящее время, разобравшись с реализацией первого типа процессов, банковский сектор задумывается об оптимизации затрат на организационную деятельность (это происходит всякий раз, когда экономика начинает замедляться).

NBJ: Какие решения при этом наиболее востребованы в банках? В чем была их специфика в банке «Открытие»?

Д. КУКЛЕВА: В связи с большим объемом документооборота первоочередными задачами в банковской сфере становятся ускорение движения и уменьшение трудоемкости обработки документов. С помощью бизнес-решения «Классическое делопроизводство» на платформе СЭД DIRECTUM в банке «Открытие» была автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией, а также процессы согласования внутренних нормативных документов.

Для банка «Открытие» характерно большое количество согласующих при подготовке документов, поэтому было разработано решение, позволяющее одновременно редактировать один и тот же документ. Мы в разы ускорили подготовку и согласование документов.

Как и в любом банке, в «Открытии» существуют срочные договоры, по которым сроки не совпадают со стандартными. Для таких договоров мы предусмотрели автоматическую установку сокращенных сроков. За первые полгода использования СЭД было создано около 3,5 тысяч договорных документов, 40% из них прошло процесс согласования.

Оптимизирована работа по совещаниям и заседаниям. Реализована возможность работы с неавтоматизированными участниками совещания. Конфиденциальность совещаний обеспечивается гибко настроенным разграничением прав доступа. Решение обеспечивает возможность проведения как очного, так и заочного совещания (электронного голосования), например, тендерного и бюджетного комитетов.  Для электронного голосования разработана система автоматического учета голосов и анализа результатов голосования.

NBJ: Какие сложности возникли при реализации проекта?

Д. КУКЛЕВА: Полный переход на новую СЭД требует обучения. Поэтому было необходимо проводить очный курс обучения для максимально возможного количества пользователей еще перед началом работы. «DIRECTUM Восхождение» заменяет стандартные курсы обучения с преподавателем на самостоятельное поэтапное изучение возможностей системы в игровой форме. Пользователи сразу приступают к практике, благодаря чему процесс привыкания к работе в системе происходит быстрее. Решение значительно снижает стоимость проекта и мотивирует на изучение возможностей и работу в системе.

NBJ: Вы говорили, что система электронного документооборота уже использовалась в банке «Открытие». Пользователи быстро адаптировались к новой системе? Данные из предыдущей системы были перенесены в новую?

Д. КУКЛЕВА: Адаптация пользователей к новой системе проходила проще в сравнении с первым внедрением системы. При смене системы лучше начать с чистого листа: выстроить оптимальным образом процессы банка и хранить в ней документы не для накопления информации как таковой, а для сохранения действительно полезных и нужных корпоративных знаний. Перенос данных в новую СЭД требует значительных трудозатрат и не всегда оправдывает их.

NBJ: Подведем итог: какие перспективы развития СЭД в банках вы видите?

Д. КУКЛЕВА: Банки будут развивать СЭД активнее, ориентируясь на опыт западных коллег. На текущий момент ведущие банки нашей страны уже успешно освоили и продолжают развивать это направление. Небольшие финансовые учреждения будут автоматизировать организационные процессы с целью повышения неценовых факторов конкурентоспособности на рынке банковских услуг своего региона. Если раньше банки ориентировались на автоматизацию отдельных бизнес-процессов, то сейчас все более актуальна комплексная автоматизация всей деятельности предприятия. Будущее СЭД в банковской сфере – в построении единой комплексной ИТ-инфраструктуры на ее основе и интеграции со всеми используемыми информационными системами организации.