Одна из приоритетных задач стратегии развития Сбербанка - построение высокоэффективной операционной модели. Важной составляющей решения этой задачи является консолидация операционной деятельности в центрах сопровождения клиентских операций (ЦСКО) и оптимизация процессов бэк- и мидл-офисов. Цель этих преобразований - разгрузить сотрудников фронт-офисов банка от непрофильных функций и помочь им сфокусироваться на потребностях клиентов.

Чтобы оптимизировать затраты на поддержку ИТ-комплекса ЦСКО Юго-Западного банка Сбербанка России в Ростове-на-Дону, был проведен анализ издержек на обеспечение бэк-офисных функций банка. По итогам анализа было установлено, что печатная инфраструктура является одной из наиболее затратных статей. Для оптимизации печатной инфраструктуры ЦСКО были привлечены специалисты компании Xerox, которые предложили способы повышения эффективности использования печатающей техники.

В частности, на каждом этаже нового здания были созданы технологические «островки» - зоны с установленным периферийным оборудованием. Это позволило более рационально использовать пространство для размещения техники и сократить среднюю стоимость отпечатка за счет равномерной нагрузки на печатные устройства.

Для контроля издержек на печать в ЦСКО было внедрено решение по управлению, контролю и мониторингу всей печатной инфраструктуры здания с реализацией авторизации пользователя.

Мониторинг печатных процессов формирует верное представление об интенсивности использования оборудования отдельными сотрудниками, что позволяет контролировать объемы печати, а также дисциплинирует пользователей и способствует сокращению издержек. Например, автоматическая печать документов с двух сторон листа позволяет сократить потребление бумаги до 40%, не только улучшая экономические показатели, но и повышая экологическую ответственность компании.

Функция авторизации пользователей значительно повышает оперативность получения документов и уровень безопасности конфиденциальной информации. Чтобы получить отправленный на печать документ, сотрудник может подойти к свободному устройству на любом этаже и, авторизовавшись с помощью карточки-пропуска в здание, распечатать нужный документ. В случае если ближайший аппарат занят или вышел из строя, пользователю не нужно возвращаться к компьютеру, чтобы отправить информацию на работающее оборудование. Ему достаточно просто подойти к свободному принтеру или МФУ и авторизоваться.

«Выбранный подход позволил оптимизировать печатные потоки и обеспечить использование оборудования с максимальной нагрузкой на каждый аппарат. А контроль «по центрам затрат» вплоть до каждого сотрудника приводит, как показали результаты внедрения проекта, к снижению объемов печатных заданий на 15-20%», - отметил заместитель председателя Юго-Западного банка Сбербанка России Алексей Ломако.

Таким образом, в результате проведенной оптимизации часть печатных процессов была переведена на безбумажную технологию, а именно работу со сканированными документами. Это позволило значительно повысить скорость выполнения операций. Тем не менее часть документооборота по-прежнему осуществляется в бумажном виде, чтобы соответствовать требованиям законодательства.

Стандартизация рабочего пространства офиса ускорила процессы движения документов. И, что немаловажно, она позволяет гибко перестраивать офис в случае изменения процессов или организационной структуры ЦСКО.