В начале 2009 года банк ВТБ24 запустил собственное хранилище оригиналов клиентских документов и разработал технологию архивного хранения, выбрав в качестве инструмента автоматизации платформу Docsvision. Силами партнера-интегратора, компа­нии Syntellect, в течение трех месяцев было разработано первое решение для управления архивами, в котором были заложены базовые бизнес-процессы упаковки, размещения, изъятия и уничтожения документов.

Опираясь на быстрые положительные результаты первых внедрений, банк увидел в платформе Docsvision подходящий инструмент для гибкой и сравнительно недорогой реализации других задач, обозначенных руководством в рамках стратегии развития с целью повышения качества обслуживания клиентов.

Сегодня Docsvision в ВТБ24 - это десять различных подсистем, связанных с хранением и обработкой клиентских и внутренних документов банка и глубоко интегрированных в слой различных банковских систем. Объем информации, хранящейся и обрабатываемой системой, достигает 10 Тб.

Весной 2013 года компания Syntellect завершила в кредитной организации новый масштабный проект на платформе Docsvision, включающий в себя электронный архив документов клиентов из числа физических лиц, систему распределения, обработки и контроля документов по проблемным кредитным сделкам, систему обработки документов юридических лиц по зарплатным проектам и договорам эквайринга. Также была создана и введена в работу система электронного согласования распоряжений на оплату по административно-хозяйственным договорам и операционным расходам банка.

По итогам проекта ВТБ24 решил для себя целый комплекс стратегических задач: в частности, по отдельным видам документов произошел полный отказ от хранения и обращения бумажных копий. К ним можно отнести, например, копии паспортов или удостоверений личности, документы по валютным сделкам и др.

В системе выделены сущности клиентского досье юридических и физических лиц. К клиентским досье привязаны карточки договоров по различным банковским продуктам (так называемые продуктовые досье), а также выделены досье по проблемным кредитным сделкам (досье проблемного актива) и по валютным операциям (рис. 1).

Хранение бумажных оригиналов документов, которые финансовое учреждение обязано хранить в течение определенного времени согласно требованиям ЦБ РФ, также находится под управлением автоматизированной подсистемы на базе Docsvision. При необходимости получения оригинала или копии документа в подразделении банка формируется запрос в архив, который после обработки трансформируется в задание на мобильном терминале сбора данных сотруднику архива для изъятия нужного короба по штрихкоду и передачи его на рабочее место сканирования.

На примере обработки досье проблемного актива можно посмотреть общие принципы оптимизации процессов обработки и хранения документов. До внедрения автоматизированной системы распределение и обработка документов велись преимущественно в ручном режиме (красные стрелки - ручные операции, зеленые - автоматизированные) (рис. 2).

Автоматизированные решения позволили перевести хранение в электронный вид и отказаться от хранения бумаги, ускорив процессы обработки документов (рис. 3).

Наиболее показательных результатов удалось добиться в части проекта по созданию автоматизированного решения по согласованию распоряжений на оплату. До его внедрения создание и оплата распоряжений в банке проходили в системе SAP, согласование - в ручном режиме. Syntellect на основе Docsvision WorkFlow создала интегрированное с SAP решение, в котором распоряжения и связанные с ним договоры автоматически выгружаются из SAP и проходят автоматизированную процедуру согласования в Docsvision с выгрузкой результатов согласования обратно в SAP. Оплата согласованного распоряжения проходит в SAP, как и прежде, но статус оплаты теперь выгружается в Docsvision, где его могут контролировать все заинтересованные сотрудники. В настоящее время система запущена в головном офисе банка и в нескольких филиалах, продолжается процесс тиражирования решения в остальные филиалы. Уже видно, что результат превзошел ожидания: сокращено среднее время согласования распоряжений по головному офису банка с семи до двух дней при плановом сокращении на четыре часа. Во многом такой оптимизации способствует реализованная в системе возможность согласова­ния распоряжений с помощью мобильных устройств.

Всего в системе одновременно работают более трех тысяч пользователей в различных часовых поясах. Общий экономический эффект от реализации проекта составит не менее 33 млн рублей в год (при запланированной экономии 21,3 млн рублей). Кроме того, ВТБ24 получил ряд дополнительных сопутствующих преимуществ, среди которых нужно отметить стандартизацию процессов и отладку алгоритмов, отсутствующих в регламентах банка, возможность быстрой адаптации процессов в системе при изменении внутрибанковских регламентов, снижение рисков потери документов и увеличение сроков их обработки.

Отдельно стоит обратить внимание на то, что, внедрив решение на платформе, банк получил «задел» на развитие, то есть возможность быстрой автоматизации других процессов и расширения круга задач, решаемых системой. Новые задачи - идентификация и распознавание структурированных документов клиентов, в том числе документов, удостоверяющих личность (такая технология уже используется в системе для документов валютного контроля); создание электронного архива клиентского досье юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по расчетно-кассовому обслуживанию, кредитам и т.д.; автоматизация в системе Docsvision процесса согласования общехозяйственных договоров; сличение фотографии с web-камеры и в паспорте клиента в рамках мероприятий, направленных на борьбу с мошенничеством.