Аналитика и комментарии

24 марта 2014

Системы электронного документооборота облегчают банкам жизнь

Почти ни у кого уже не возникает сомне­ний по поводу реального эффекта от внедрения СЭД. Они взяли на себя зада­чи ускорения бизнес-процессов, повы­шения их эффективности, облегчения контроля деятельности банка, а также оптимизации ежедневной работы пер­сонала. Внедрение системы электронно­го документооборота помогает выстраи­вать инфраструктуру управления всем корпоративным контентом, обеспечи­вая ведение электронного архива, согласование документов, взаимодей­ствие сотрудников как в малой компа­нии, так и в крупной территориально распределенной корпорации, даже за пределами офиса.

КАЖДОМУ - СВОЕ

Задачи, которые решают банки с помо­щью организации электронного доку­ментооборота, настолько многообразны, что фактически каждая финансово-кре­дитная организация выстраивает свою систему ценностей при оценке СЭД. Все зависит от того, какая из задач рассма­тривается банком как приоритетная, а это, в свою очередь, в немалой степени связано со спецификой бизнеса той или иной кредитной организации.

«СЭД для банка должна решать две основные задачи: автоматизировать опе­рационный и хозяйственный документо­оборот», - считает начальник управления развития SAP ХКФ Банка Олег Большу-нов. Специалист поясняет, что хозяй­ственный документооборот в ХКФ Банке реализован при помощи функциональ­ности SAP Records and Case Management (RCM). Здесь обрабатываются такие до­кументы, как хозяйственные договоры, заявки на оплату, доверенности. Центра­лизованной системой пользуются поряд­ка тысячи людей, распределенных по всей сети банка.

«Система обеспечивает высокую про­изводительность во всех регионах при­сутствия банка, строго разграничиваются права пользователей, поддерживается версионность документов. СЭД автома­тически выбирает маршрут согласова­ния на основании правил и оргструктуры банка, реализовано множество отчетов для удобства пользователей, например отчет по контролю исполнительской дис­циплины. Есть инструменты для гибкой настройки интерфейса. Реализованы два основных механизма замещения, а также гибкая корректировка маршрутов со­гласования пользователем», - рассказал Олег Большунов.

«СЭД хранит документы, обеспечива­ет прохождение маршрутов согласования и доступ к любым формам поиска нуж­ного документа. Система предоставляет огромное количество возможностей поль­зователям. Отсутствие СЭД в организации приводит к увеличению времени на согла­сование документов, к возможной потере документов. СЭД также помогает орга­низовать рабочие встречи, осуществить циркуляцию документооборота, опера­тивно предоставляет справочную инфор­мацию», - прокомментировал начальник отдела развития систем электронного документооборота Пробизнесбанка Евге­ний Подбельский.

Не менее высоко оценивает роль СЭД в организации работы с докумен­тами заместитель начальника управле­ния документационного обеспечения РосЕвроБанка Анастасия Черкесова. По ее словам, СЭД обеспечивает высокую эффективность при работе с докумен­тами, гарантирует их сохранность и до­ступность с одновременным оператив­ным выполнением всех действий по их обработке и распространению. «СЭД позволяет ускорить поиск необходимой информации и обеспечить возможность отслеживания этапов выполнения биз­нес-процессов. Таким образом, система делает документоориентированные про­цессы в банке абсолютно прозрачными и контролируемыми для руководства», -подчеркивает специалист.

Начальник отдела сопровождения ДБО банка «Интеркоммерц» Юрий Фро­лов при оценке плюсов, получаемых банком после внедрения системы элек­тронного документооборота, выстраива­ет следующую шкалу: «Во-первых, про­исходит ускорение бизнес-процессов. Документы и задачи, которые требуют согласования, теперь вместо трех дней могут быть сделаны за один-два дня, так как они переходят в следующую инстан­цию сразу же после их исполнения. Во-вторых, оптимизируется контроль сроков выполнения работ, занятости персонала и, как следствие, реальная оценка продуктивности работы каж­дого сотрудника. Любой руководитель может получить в пределах своей ком­петентности информацию о сотруднике: сколько и за какой период он выполнил работ, в каких проектах принимал уча­стие, как соблюдал сроки исполнения. Таким образом, деятельность специали­ста в любой момент времени может быть оценена как его непосредственным руко­водителем, так и более высоким началь­ством. Контроль над подчиненными, как показывают наблюдения, увеличивает производительность их труда на 5-15%. И наконец, достигается экономия на канцтоварах, ведь для ознакомления сотрудников банка с приказами и с их заданиями тратится достаточно много бумаги, чернил, порошка в ксероксе и т.д., а также рабочее время сотрудника, который это будет печатать».

КАК ВЫБРАТЬ СЭД

Но, как уже отмечалось, мало понимать, какую пользу потенциально способна принести банку система электронного документооборота - необходимо пра­вильно выбрать решение, а это возможно только в том случае, если банк-заказчик четко формулирует требования к продук­ту. Впрочем, справедливости ради нужно сказать, что набор этих требований на рынке уже устоялся в немалой степени потому, что банки умеют учитывать и опыт своих конкурентов в деле внедрения СЭД, и собственные ошибки.

«СЭД для банка должна соответство­вать таким актуальным требованиям, как удобство использования, гибкость в адап­тации под нужды заказчиков, масштаби­руемость как минимум в пределах страны, отказоустойчивость, удобство и скорость доработок», - объясняет Евгений Под­бельский (Пробизнесбанк).

Юрий Фролов (банк «Интерком-мерц») подчеркивает, что помимо умень­шения материальных издержек, произ­водительности, надежности и понятного интерфейса, актуальными требованиями к СЭД могут быть следующие:

  • соответствие требованиям ФЗ № 152 «О защите персональных данных»;
  • ведение базы нормативных доку­ментов;
  • использование ЭЦП и шифрования данных;
  • возможность интеграции с вну­тренними банковскими системами;
  • разграничение прав доступа и ведение истории действий с доку­ментами;
  • возможность согласования и кон­троля исполнения заявок, распоря­жений, приказов;
  • осуществление мгновенного досту­па к архиву документов по опреде­ленным атрибутам.

СПОСОБЫ ВНЕДРЕНИЯ СЭД

Еще одним испытанием для банка может стать и сам процесс внедрения: к нему экс­перты также советуют подходить вдум­чиво - анализировать не только качество приобретенного решения, но и другие, не менее важные аспекты.

«При интеграции СЭД стоит обра­тить внимание прежде всего на наличие типичных и специализированных биз­нес-процессов именно банковского до­кументооборота, то есть связанных непо­средственно с банковской деятельностью. Конечно, это следует принимать во вни­мание в том случае, если есть необходи­мость автоматизировать большую часть бизнес-процесса банка», - указывает Юрий Фролов (банк «Интеркоммерц»).

Заместитель директора департамен­та информационных технологий АКБ «Связь-Банк» Сергей Поляков подчерки­вает: «Важную роль играет и компания, внедряющая систему, - необходимо обра­тить внимание на уровень компетенции консультантов, на наличие опыта реали­зации подобных проектов в масштабах, сопоставимых с вашим проектом». Эта рекомендация, впрочем, уместна и при выборе других систем: специалисты под­черкивают, что наличие у компании-раз­работчика хорошей экспертизы зачастую оказывает решающее влияние на выбор заказчика. Что неудивительно: никому не хочется принимать на себя риски неопыт­ного вендора. Наличие успешно реализо­ванных проектов становится своего рода гарантией. Помимо этого, особое вни­мание на этапе подготовки к внедрению необходимо уделять и обучению персона­ла банка. В противном случае у сотрудни­ков может возникнуть чувство отторже­ния: им будет сложно перестроиться для работы в новой системе.

Сергей Поляков (Связь-Банк) делит­ся собственным опытом по реализации соответствующего проекта: «Учитывая стратегическую цель и задачи проекта по внедрению СЭД, мы должны были выбрать такую систему, которая бы позволила обеспечить прозрачность всех процессов документооборота, их управ­ляемость, контроль исполнения этапов и повышение исполнительской дисци­плины. Для нас очень важен аспект опе­ративности принятия решений. Каждое решение, независимо от того, было оно принято на совещании, указано в служеб­ной записке или заявлено в качестве идеи, оперативно документируется, его испол­нение контролируется. Система позво­ляет нам поддерживать в банке высокий уровень исполнительской дисциплины».

«При внедрении СЭД в первую оче­редь нужно учитывать разнообразные риски, которые могут возникнуть на любом этапе проекта, поэтому необхо­димо непрерывно контролировать все направления и аспекты внедрения и раз­вития системы», - отмечает Анастасия Черкесова (РосЕвроБанк).

НЕ ОСТАНАВЛИВАТЬСЯ НА ДОСТИГНУТОМ

Олег Большунов (ХКФ Банк) уверен, что, внедрив выбранное решение по организации электронного докумен­тооборота, банк не должен останавли­ваться на достигнутом. Желание полу­чать новые плюсы от автоматизации процесса работы с документами вполне объяснимо. По его словам, в этом году в ХКФ Банке планируется внедрить юридически значимый внутренний документооборот с использованием ЭЦП, расширить список обрабатывае­мых документов, например авансовые отчеты сотрудников. «А в следую­щем году планируем распространить использование ЭЦП на документоо­борот с контрагентами и партнерами, которые продают продукты банка. Это позволит существенно оптимизи­ровать затраты на хранение, печать и пересылку документов, а также еще ускорить сам процесс», - делится пла­нами специалист.

«Развитие СЭД в нашем банке происходило по мере выявления потребностей в том или ином направ­лении. Сейчас мы заинтересованы в интеграции всех процессов в едином информационном пространстве. Это становится актуально с учетом задач по повышению операционной эффек­тивности банка на фоне снижения рас­ходов на поддержание необходимой компетенции персонала и повышения требований к скорости адаптации новых специалистов», - рассказывает заместитель председателя правления ЛОКО-Банка Андрей Люшин.

Как хорошо известно, рынок не стоит на месте: по мере роста финансовой грамотности клиентов и в силу конкурен­ции банковская деятельность становится сложной и диверсифицированной. Соот­ветственно, увеличиваются и требования к работе с документами, и объем доку­ментации. Поэтому нет ничего удиви­тельного в том, что банкиры все чаще стараются приобретать системы элек­тронного документооборота, что называ­ется, на перспективу, чтобы можно было наполнить новым функционалом. 

текст Константин Каштанов
Поделиться:
 

Возврат к списку