Вышедшее в феврале 2013 года Положение ЦБ № 397-П «О порядке создания, ведения и хранения баз данных на электронных носителях», предписывающее кредитным организациям обеспечить хранение информации обо всех операциях в электронном виде, стало для многих банков последней каплей для принятия решения о выборе и покупке СЭД. Однако не исключено, что им уже не стоит торопиться.

СЭД ИЛИ ECM ДЛЯ БАНКА?

Если попытаться подвести итог всем дискуссиям в одном предложении, то системы ECM, кроме традиционных задач документооборота, предоставляют качественно новые возможности по автоматизации бизнес-процессов и хранению информации любого вида, а не только для электронных образов бумажных документов. Благодаря этим возможностям системы нового поколения становятся единой точкой входа и основным инструментом для работы с корпоративной информацией. Наглядный пример - продукт EOS for SharePoint, построенный на платформе Microsoft SharePoint, обеспечивающий решение традиционных задач документооборота и предоставляющий каждому пользователю индивидуально настраиваемое рабочее пространство со всей необходимой сотруднику информацией. Система уже используется в целом ряде крупных коммерческих банков России и стран СНГ, и существенный рост спроса на нее наглядно подтверждает общую тенденцию внедрения комплексных ECM-решений.

Однако у использования новых ИТ-инструментов есть и оборотная сторона, связанная с безопасностью данных и надежностью работы системы. Очевидно, что для банковской организации доступ к необходимому документу в течение нескольких секунд является бизнес-критичным требованием. Поэтому при всей внешней красоте интерфейсов обязательным требованием для банковской СЭД/ЕСМ-системы должно быть проведение нагрузочных тестирований, подтверждающих работоспособность при заданном уровне нагрузки. Для трех основных решений компании ЭОС - системы «ДЕЛО», платформы eDocLib и продукта EOS for SharePoint - нагрузочные тестирования неоднократно проводились и самими заказчиками в рамках масштабных проектов по внедрению.

БЕЗОПАСНОСТЬ ДАННЫХ И РУКОВОДИТЕЛЕЙ

Еще один немаловажный момент: некорректная работа информационной системы с архивными документами может повлечь за собой ответственность руководства компании, в том числе уголовную (подробнее можно прочитать, например, в блоге Н. А. Храмцовской, rusrim.blogspot.com). То есть опять же бизнес-критичное требование - выстроить работу с архивными документами в соответствии с действующими нормами закона. Насколько мне известно, в большинстве тиражных СЭД/ЕСМ-решений подобный функционал, связанный с ведением номенклатуры дел, отслеживанием сроков хранения, формированием актов об уничтожении и тому подобных задач, отсутствует. Компания ЭОС для этих целей разработала отдельное коробочное решение «АРХИВНОЕ ДЕЛО», полностью обеспечивающее автоматизацию архивного делопроизводства в соответствии с действующими требованиями законодательства.

Итак, если ваш банк до сих пор не внедрил СЭД, то это хорошая новость, потому что в этом случае ничто не мешает сразу начать работу с современной системой, поддерживающей поточный ввод бумажных документов и автоматическое заполнение атрибутов документа, обладающей интеграционными возможностями для взаимодействия с АБС и позволяющей реализовать стандарты процессного управления.